Cara menghitung porsi katering dan suvenir pernikahan
Cara menghitung porsi katering dan suvenir: mulai dari jumlah undangan, perkirakan kehadiran dari RSVP, tambahkan cadangan, dan cocokkan dengan katering.
Hitung porsi katering dari jumlah undangan, bukan dari jumlah nama di daftar: kalikan undangan dengan rata-rata orang per undangan, perkirakan berapa yang hadir, lalu tambahkan cadangan yang Anda sepakati dengan katering. Suvenir dihitung dengan cara yang sama, per undangan yang datang atau per orang, sesuai keputusan keluarga.
Poin utama
Mulai dari undangan
Satu undangan bisa berarti dua orang atau satu keluarga.
Kehadiran dari jawaban tamu
Perkiraan terbaik datang dari RSVP dan dari Anda sendiri, bukan dari angka umum.
Cadangan dihitung terpisah
Tanyakan ke katering berapa cadangan yang mereka sarankan.
Suvenir punya aturan sendiri
Putuskan dulu: satu per undangan atau satu per orang.
Di artikel ini
Daftar tamu umumnya ditulis per undangan: Bapak Hendra dan keluarga, Ibu Wulan, rekan kantor satu divisi. Katering butuh jumlah orang. Jembatan di antara keduanya adalah rata-rata orang per undangan.
Hitung rata-rata itu dari daftar Anda sendiri. Undangan untuk pasangan berarti dua orang, untuk keluarga bisa tiga atau empat, untuk rekan kerja bisa satu. Bila daftar sudah memuat jumlah orang di setiap baris, pakai jumlah itu dan lewati rata-ratanya. Cara menyusun daftar dengan dua angka per baris ada di cara membuat daftar tamu pernikahan untuk dua keluarga.
Tidak ada angka kehadiran yang berlaku untuk semua acara, dan kami tidak menuliskan angka yang belum pasti. Kehadiran bergantung pada jarak, hari, cuaca, dan kedekatan tamu dengan keluarga.
Menurut penilaian kami, cara paling jujur adalah membagi daftar ke beberapa kelompok, lalu menebak tiap kelompok sendiri. Keluarga dekat yang tinggal sekota lebih mungkin datang; kerabat dari luar kota atau kolega lama lebih sulit ditebak. Setelah undangan terkirim, ganti tebakan itu dengan jawaban RSVP online: berapa yang menjawab hadir, berapa yang tidak, dan berapa yang belum menjawab.
Bila upacara (akad, pemberkatan, atau upacara lain) dan resepsi di hari atau tempat berbeda, hitung terpisah. Jumlah tamu upacara dan resepsi bisa berbeda, dan katering perlu angka untuk masing-masing.
Cadangan menutup tamu yang datang tanpa kabar, dan rombongan yang lebih besar dari rencana. Besarnya keputusan Anda bersama katering. Tanyakan berapa yang mereka sarankan, dan apakah cadangan itu dihitung penuh atau hanya disiapkan bila dibutuhkan.
Tulis cadangan sebagai angka terpisah, jangan dilebur ke jumlah tamu. Dengan begitu Anda tahu berapa porsi untuk tamu yang diperkirakan dan berapa untuk berjaga-jaga.
Angka di bawah rekaan, hanya untuk menunjukkan urutan hitungnya. Ganti dengan angka dari daftar dan penawaran Anda.
Contoh (ilustrasi): 300 undangan
- Orang per undangan: rata-rata 2, jadi 600 orang diundang.
- Perkiraan kehadiran: 8 dari 10, jadi sekitar 240 undangan datang dan 480 tamu.
- Cadangan: 1 porsi untuk setiap 10 tamu, jadi 48 porsi.
- Porsi katering: 480 ditambah 48, jadi 528 porsi.
- Suvenir per undangan yang datang: 240, ditambah cadangan yang sama, jadi 264 buah.
- Dengan harga Rp45.000 per porsi, perkiraan biaya katering Rp23.760.000.
Pembulatan selalu ke atas. Kekurangan satu porsi lebih merepotkan daripada kelebihan satu.
Menurut penilaian kami, prasmanan, gubukan, nasi kotak, dan sajian di meja perlu ditanyakan satu per satu, karena cara menghitung porsinya bisa berbeda. Kami tidak menuliskan rasio porsi untuk tiap bentuk, karena kami tidak menemukan sumber yang bisa dirujuk. Yang bisa Anda lakukan adalah menanyakan hal yang sama ke setiap katering, lalu membandingkan jawabannya.
Yang perlu ditanyakan
Dasar harga
Dihitung per porsi yang dipesan atau per tamu yang hadir.
Batas jumlah akhir
Kapan jumlah porsi harus dikunci, dan apakah masih bisa ditambah sesudahnya.
Gubukan dan menu tambahan
Berapa porsi per gubukan, dan apakah dihitung terpisah dari menu utama.
Sisa makanan
Apa yang terjadi pada makanan yang tersisa, dan apakah boleh dibungkus untuk keluarga atau petugas.
Kebutuhan makanan tamu
Pilihan untuk tamu dengan pantangan karena agama, kesehatan, atau pilihan sendiri, termasuk sertifikat halal bila keluarga membutuhkannya.
Cara membandingkan penawaran dengan rincian yang sama ada di cara membandingkan penawaran vendor.
Suvenir tidak harus mengikuti jumlah porsi. Menurut penilaian kami, satu suvenir per undangan yang datang cukup untuk acara dengan banyak tamu keluarga, karena satu keluarga membawa pulang satu. Satu per orang lebih cocok bila suvenirnya bersifat pribadi, misalnya barang dengan nama tamu.
Tanyakan lama produksi ke pembuat suvenir sebelum jumlah tamu dikunci, lalu pesan setelah angka RSVP cukup jelas. Sisa suvenir bisa diberikan kepada panitia, penerima tamu, dan keluarga yang membantu.
Kirim pertanyaan yang sama ke setiap katering, agar jawabannya bisa dibandingkan. Ubah tanggal dan angkanya.
Selamat siang. Kami merencanakan resepsi pada 20 Maret 2027 di Bandung untuk sekitar 300 undangan, perkiraan 480 tamu. Mohon informasinya: apakah harga dihitung per porsi yang dipesan atau per tamu yang hadir, kapan jumlah akhir perlu dikunci, berapa cadangan yang Anda sarankan, bagaimana penanganan sisa makanan, dan pilihan menu untuk tamu dengan pantangan makanan. Terima kasih.
Kalkulator tamu dan katering menghitung urutan di atas saat Anda mengetik: perkiraan tamu, cadangan, porsi, suvenir, dan perkiraan biaya bila harga per porsi sudah ada. Kolom orang per undangan terisi 2, kehadiran 80, dan cadangan 10 sebagai angka awal, bukan saran; ganti dengan angka Anda. Isian tidak dikirim ke SeumurHidup.
Ringkasan
Kalkulator anggaran
Masukkan biaya katering dan suvenir ke rencana dan realisasi per pos: buka kalkulator anggaran.
Susunan acara
Tentukan jam makan di antara bagian acara lain: buka susunan acara.
Daftar periksa
Porsi dan suvenir
Centang Anda tersimpan di peramban ini saja dan tidak dikirim ke mana pun.
Tanya jawab
Apakah anak-anak dihitung satu porsi?
Tanyakan ke katering apakah ada porsi atau harga untuk anak. Di daftar tamu, tetap hitung anak sebagai orang agar kapasitas tempat dan kursi tidak kurang.
Bagaimana bila banyak tamu belum menjawab RSVP?
Hubungi mereka sebelum batas kunci dari katering. Yang tetap tidak menjawab, hitung dengan tebakan kelompoknya, bukan sebagai hadir semua atau tidak hadir semua.
Apakah petugas dan vendor perlu dihitung?
Tanyakan ke setiap vendor apakah makan timnya termasuk dalam paket. Bila tidak, tambahkan porsi mereka sebagai baris sendiri, terpisah dari tamu.
Apakah angka saya di kalkulator disimpan?
Tidak. Hitungan terjadi di peramban Anda dan tidak dikirim ke mana pun. Memuat ulang halaman akan mengosongkannya, jadi cetak hasilnya bila ingin menyimpannya.
Pendaftaran SeumurHidup belum dibuka. Bila jumlah tamu sudah terbentuk, Anda dapat mencoba undangan dengan nama dan tanggal Anda tanpa akun, atau masuk daftar tunggu untuk dikabari saat pendaftaran dibuka.
