Undangan untuk dua acara di dua kota: cara menyusunnya

Bila keluarga Anda tinggal di dua kota, buat setiap acara sebagai acara tersendiri, lalu tentukan acara mana yang diundang untuk tiap tamu. Dengan begitu tamu menjawab hanya untuk acara yang memang ditujukan kepadanya. Panduan ini menjelaskan urutan kerjanya dan memberi contoh pesan.

Susun dulu siapa yang diundang ke acara mana, sebelum membuka alat apa pun. Setiap keluarga punya nama dan susunan acaranya sendiri, misalnya akad, resepsi, atau ngunduh mantu. Namai acara sesuai kebiasaan Anda.

Contoh di panduan ini: Galih dan Kirana mengadakan akad dan resepsi di Yogyakarta, lalu resepsi kedua di Makassar dua pekan kemudian. Tamu mereka jatuh ke tiga kelompok.

Tuliskan juga siapa yang menyusun tiap bagian. Bila dua keluarga membagi tugas, panduan membuat daftar tamu menjelaskan cara memberi label asal pada setiap nama dan menggabungkan dua daftar.

Di SeumurHidup, setiap bagian perayaan adalah satu "acara" (di sistem disebut Session): akad, resepsi, atau acara lain yang Anda namai sendiri. Satu bagian Acara di undangan dapat menampung hingga delapan acara. Berikut hal yang perlu Anda ketahui sebelum mengatur.

Setiap acara memuat nama, tanggal, jam, tempat, dan tautan peta. Zona waktu diatur per acara, sehingga resepsi di Makassar tertulis dalam WITA dan akad di Yogyakarta dalam WIB. Tamu yang terbang dari kota lain tidak perlu menebak jam yang berlaku.

Cara pertama ada di acara itu sendiri. Anda memilih "Semua tamu" atau "Hanya kelompok yang dicentang", dan kelompok tamu dibuat di halaman daftar tamu.

Cara kedua ada di setiap baris tamu. Kolom "Diundang ke" berisi "Semua acara" atau acara tertentu, dan Anda harus mencentang paling sedikit satu.

Kedua aturan berlaku bersamaan. Sebuah acara sampai ke satu undangan bila acara itu terbuka untuk kelompok tamunya, dan bila undangan itu sendiri tidak dipersempit ke acara lain.

Tautan umum, yang biasa ditempel di grup WhatsApp, hanya memperlihatkan acara yang terbuka untuk semua tamu. Acara yang disempitkan ke kelompok tertentu tidak tampil, tidak dihitung, dan tidak bisa dijawab dari tautan itu.

Tautan pribadi mengenali undangannya. Formulir RSVP di tautan pribadi hanya menawarkan acara milik undangan itu, dan semuanya sudah tercentang. Tiket kehadiran tamu juga mencantumkan acara miliknya.

Bagian Acara di halaman undangan mengikuti tamunya. Di tautan pribadi, bagian Acara menampilkan acara yang diundangkan kepada tamu itu, dan acara yang disempitkan ke kelompok lain tidak tampil. Buka tautan pribadi satu tamu dari setiap kelompok dan lihat sendiri apa yang tampil sebelum mengirim.

Urutannya penting karena acara mengacu pada kelompok tamu. Buat kelompok lebih dulu, baru atur untuk siapa tiap acara.

Tamu menjawab satu kali untuk undangannya, dan bila bagian RSVP diatur per acara, di dalam jawaban itu ia memilih acara yang dihadiri. Pertanyaan "Acara mana yang Anda hadiri?" hanya memuat acara yang diundangkan kepadanya. Undangan yang hanya punya satu acara tidak perlu memilih apa pun.

Batas waktu menjawab mengikuti jam mulai acara. Formulir tetap terbuka sampai acara dimulai dan menutup setelah semua acara milik undangan itu lewat; selama masih ada acara yang belum lewat, tamu belum bisa mengubah pilihan untuk acara yang sudah lewat. Pengelola undangan tetap dapat mengubah jawaban acara yang sudah lewat. Untuk isi pertanyaan dan cara membaca jawaban, lihat panduan RSVP online.

Dengan jawaban per acara, Anda tahu siapa yang datang ke kota mana, sehingga rencana katering dan kursi tiap kota bisa dihitung sendiri. Soal penataan meja, lihat panduan seating chart.

Bagian busana dan bagian informasi perjalanan masing-masing satu untuk seluruh undangan. Keduanya tidak punya isian per acara, jadi tulis keduanya dengan kepala per acara. Informasi perjalanan memuat pengantar, cara menuju lokasi, penginapan, dan kontak.

Contoh isi bagian perjalanan:

Yogyakarta (akad dan resepsi, 12 Juni 2027, WIB): dari Bandara Yogyakarta, lokasi sekitar satu jam dengan kendaraan. Kami menyiapkan daftar penginapan dekat lokasi; hubungi Mbak Rini untuk reservasi bersama.

Makassar (resepsi, 26 Juni 2027, WITA): lokasi berjarak dua puluh menit dari bandara. Untuk tamu dari luar kota, hubungi Pak Amir bila perlu dijemput.

Jam tempuh dan nama kontak di atas hanya contoh. Isi dengan keterangan yang Anda ketahui sendiri, dan jangan menulis angka yang belum Anda cek. Kolom informasi perjalanan dijelaskan di mengisi informasi perjalanan, dan cara menulis alamat serta patokan ada di alamat dan patokan lokasi.

Pada contoh busana, tulis satu baris tiap acara, misalnya "Akad: batik atau kebaya warna lembut" dan "Resepsi Makassar: pakaian bebas sopan". Tamu hanya dapat menyesuaikan diri bila tahu busana mana yang berlaku di acara yang ia hadiri. Pertimbangan jadwal antarkota ada di panduan rundown acara.

Pesan yang tepat menyebut acara yang diundangkan, bukan semua acara. Ganti nama dan tanggal sesuai rencana Anda.

Selamat siang, Bapak Budi dan keluarga. Kami, Galih dan Kirana, mengundang Anda ke akad dan resepsi pada 12 Juni 2027 di Yogyakarta. Keterangan acara ada di tautan pribadi ini, dan di halaman yang sama Anda dapat menjawab hadir atau tidak. Kami berharap jawaban Anda sebelum 12 Mei 2027, meski halaman tetap menerima jawaban sampai acara dimulai. Terima kasih.

Selamat sore, Ibu Ratna. Kami, Galih dan Kirana, mengundang Ibu ke resepsi pada 26 Juni 2027 di Makassar. Waktu dan alamat lengkap ada di tautan pribadi berikut. Mohon kabari kehadiran Ibu lewat halaman yang sama sebelum 26 Mei 2027. Terima kasih.

Selamat pagi, Om Hendra dan keluarga. Kami mengundang Om ke dua acara: akad dan resepsi di Yogyakarta pada 12 Juni 2027, serta resepsi di Makassar pada 26 Juni 2027. Di tautan pribadi ini Om dapat memilih acara yang bisa dihadiri. Bila Om perlu penginapan, ada catatan perjalanan di halaman yang sama.

Untuk cara mengirim ke banyak tamu sekaligus, baca cara mengirim undangan digital ke banyak tamu.

Gambaran urutan mengurus tamu dari daftar sampai ucapan terima kasih ada di panduan mengelola tamu pernikahan. Bila Anda memilih tampilan undangan, panduan undangan digital membahas pilihannya.

Ingin melihat bagaimana dua acara tampil di undangan? Pendaftaran SeumurHidup belum dibuka. Sambil menunggu, Anda dapat mencoba undangan dengan nama Anda, dan masuk daftar tunggu untuk dikabari saat pendaftaran dibuka.